Overnames brengen veranderingen met zich mee. Veranderingen zijn lastig en dan is communicatie essentieel. Mijn naam is Daniëlle Pels van InterDaan en ik ben communicatieadviseur. Ik geef je een aantal tips om de communicatie rondom een overname soepel te laten verlopen.
1. Informeer eerst jouw huidige en nieuwe medewerkers
De periode voorafgaand aan de overname is onder strikte geheimhouding verlopen. Zo min mogelijk mensen waren op de hoogte. Ook medewerkers die normaal van veel op de hoogte zijn, wisten nu van niks. De boodschap van een overname kan dus behoorlijk rauw op hun dak vallen. Mensen voelen zich soms zelfs een beetje belazerd. Het vertrouwen kan dus een deuk(je) oplopen. Dit kan je gewoon benoemen. Vertel dat je het vervelend vond dat je niks kon zeggen, maar dat je vanaf nu een open boek zult zijn. Daarom informeer je jouw medewerkers en die van het overgenomen bedrijf als eerste. Pas daarna ga je ermee naar buiten en informeer je klanten.
Een Q&A voor medewerkers
Dit doe je zo snel mogelijk na de overname. Medewerkers willen direct weten wat de overname voor hen betekent. Behouden ze hun baan? Moeten ze in een andere plaats gaan werken? Blijft hun pensioenopbouw hetzelfde? Krijgen ze een nieuwe teamleider? Na de eerste week maak je een diepgaandere Q&A en dit doe je aan de hand van de vragen die je hebt opgehaald.
2. Betrek de marketing en communicatie
Zij moeten communicatieplan maken waarin in ieder geval een artikel en een communcatieplanning terugkomen.
Een helder artikel van maximaal 1 A4tje met daarin de volgende onderdelen:
De overname aankondiging met de correcte volledige namen van zowel het overgenomen bedrijf als je eigen bedrijf, plus van beide een pakkende omschrijving. Geef daarnaast antwoord op de volgende vragen:
– Waarom heb je dit bedrijf overgenomen (visie)?
– Wat zijn de gevolgen voor medewerkers?
– Wat zijn de gevolgen voor klanten?
Dit stuk vormt de basis voor alle communicatie. Dit document presenteer je tijdens de bijeenkomst met de medewerkers, gebruik je als basis voor een persbericht, voor de nieuwsbrief naar klanten, berichten op social media, etc. Dit stuk is vooraf uitvoerig afgestemd met de vorige eigenaar, HR en andere belangrijke stakeholders. Hiermee voorkom je ruis en blijft de communicatie eenduidig.
Een heldere communicatieplanning
Wanneer communiceer je wat, via welk kanaal en in welke contentvorm. Ofwel ga je nieuws verspreiden via LinkedIn, een online nieuwsbrief, een papieren brief of ga je iedereen persoonlijk bellen? Of maak je een vlog of een infographic over de overname? Een combinatie van verschillende middelen en kanalen is natuurlijk ook mogelijk.
3. Pas websites aan
Bedenk hoe jij jouw huidige en nieuwe klanten online wil bedienen als zij het nieuws van de overname te horen krijgen. Je kan de site van het overgenomen bedrijf nog even in stand houden en ondertussen gaan werken aan een apart onderdeel op jouw site voor dit bedrijf. Dan kan je, als dit klaar is, een re-direct maken voor de oude domeinnaam en raak je geen klanten kwijt. Je kan dit ook al voor de overname klaarzetten en direct in laten gaan na de bekendmaking. Maar hoe dan ook zorg je dat er op de homepage van de site wordt ingegaan op de overname. Hiervoor gebruik je weer het basisartikel dat je eerder al hebt opgesteld.
4. Pas social media-kanalen direct aan
Breng in kaart welke communicatiekanalen er online zijn. Is het over te nemen bedrijf actief op social media? Zorg dan dat je vanaf dag 1 alle toegang hebt geregeld, zodat je ook daar de consistente boodschap kan uitdragen.
5. Benoem een overnameregisseur
Het is bekend dat overnames personeelsverloop tot gevolg kunnen hebben. Dat zit hem meestal in gebrek aan communicatie en duidelijkheid. De drukte rondom een overname voor de medewerkers is enorm. Naast het “eigen” werk komt daar werk, voortvloeiend uit de overname, bij. Daardoor schiet de communicatie richting en aandacht voor de medewerkers er soms, ondanks goede wil, bij in. Als je een overnameregisseur aanstelt kan deze persoon zich hierop focussen. De regisseur vangt signalen op, neemt eventuele onrust weg en neemt de medewerkers serieus. Iedereen voelt zich gehoord. De kosten van een regisseur wegen niet op tegen het verlies aan omzet en de recruitmentkosten als mensen jouw bedrijf verlaten.
Bonustip
Maak een overname NOOIT bekend op vrijdag. Mensen gaan dan met een hoop vragen en onrust het weekend in. Ze gaan met elkaar bellen en voor je het weet ontstaan er verhalen die niet op waarheid berusten. Dat voorkom je door het bijvoorbeeld op woensdag wereldkundig te maken. Zorg ervoor dat je beschikbaar bent om vragen direct te beantwoorden. En maak er vooral ook een feestje van met je bestaande en nieuwe medewerkers. Champagne!